Negocjacje umów w produkcji kontraktowej

W sektorze produkcji kontraktowej na zlecenie podmioty opierają swoją współpracę o wypracowane porozumienie zapisane w umowach. Warunki kontraktów muszą zaspokajać interesy każdej ze stron, a zapisy w umowach powinny mieć charakter transparentny i regulować dość szczegółowo etapy wspólnej pracy.

Niekiedy podpisanie umowy między przedsiębiorcami na produkcję kosmetyków czy wyrobów medycznych przebiega szybko i bez większych „turbulencji”,  jednak zdecydowana większość  kontraktów wymaga, rozmów, negocjacji i prawnych analiz. Dla każdej ze stron umiejętność prowadzenia negocjacji biznesowych jest istotnie wartościową kompetencją.

Rozpoczynając negocjacje, bez względu czy jest to branża private label czy inna, przedsiębiorca ma dwa podstawowe cele: osiągnięcie konsensusu umożliwiającego podpisanie kontraktu oraz uzyskanie takich postanowień umowy, które będą dla niego możliwie jak najbardziej korzystne.

Strategie negocjowania

Wyróżnia się pięć rodzajów strategii negocjacyjnych: unikanie, łagodzenie, kompromis, dominacja, kooperacja.  Dobrze, aby negocjator znał i umiał posługiwać się każdą z nich w zależności od biegu zdarzeń. Największe autorytety w dziedzinie negocjacji biznesowych – Fisher i Ury proponują taki podział strategii:

1. Unikanie – postępowanie, którego celem jest niedoprowadzenie do sytuacji negocjacyjnej, strategie te stosuje się najczęściej gdy: 

• mała waga lub doraźna ważność przedmiotu negocjacji
• potencjalne porozumienie nie zapewnia realizacji interesów na zadowalającym poziomie
• poszukiwanie informacji weryfikujących wiarygodność strony
• wygaszenie emocji
• zwiększenie własnej siły, osłabienie partnera
• małe prawdopodobieństwo interakcji w dalszej perspektywie czasowej

2. Łagodzenie – daleko idące ustępstwa na rzecz strony negocjacji kosztem własnych interesów,

• racje moralne są wyraźnie po stronie partnera
• silniejsza pozycja partnera
• podtrzymanie kontaktu
• perspektywa lepszych porozumień w przyszłości

3. Kompromis – częściowe ustępstwa i częściowa realizacja interesów układających się stron,

• równowaga sił
• perspektywiczność interakcji
• presja czasowa i konieczność natychmiastowego współdziałania
• wysoki poziom współzależności między stronami i ostra polaryzacja zajmowanych stanowisk

4. Dominacja – daleko idące żądania kosztem interesów strony negocjacji,

• zdecydowana przewaga nad partnerem
• brak perspektyw na kontakty w przyszłości

5. Kooperacja – maksymalizacja realizacji interesów obu układających się stron,

• wysokie prawdopodobieństwo kontaktów w dalszej perspektywie czasowej
• względna równowaga sił
• integracja stron w obliczu nadrzędnych i wspólnych racji

Zasady w negocjacjach – produkcja kontraktowa kosmetyków

Chcąc zwiększyć swoje szanse na powodzenie w negocjacjach, gdzie niezbędne są ustępstwa należy przestrzegać następujących zasad:

• Ustępuj najpierw w sprawach mało istotnych, później w sprawach o kluczowym znaczeniu – nie okazuj swojej słabości.
• Ustępstwa powinny być niewielkie – liczy się nie tyle wielkość (zakres) poczynionych ustępstw, co fakt ustępowania (wykazywanie dobrej woli).
• Ustępuj powoli i z wyraźnym trudem – łatwe ustępstwa to żadne ustępstwa.
• Ustępstwa powinny być stopniowo malejące – pokaż, że też masz limit możliwej dobrej woli, później jest już tylko obszar nierozsądny.
• Nie ustępuj jako pierwszy w sprawach najistotniejszych – pokażesz się wówczas jako słabsza strona, ta, której bardziej zależy na zawarciu porozumienia.
• Strzeż się eskalacji ustępstw pod koniec negocjacji – czy chcesz tego, czy nie zachęcasz do rewizji poczynionych już ustaleń i ponownego ich negocjowania.

Jak skutecznie przeprowadzić negocjacje win-win?

• Wyraźnie zasygnalizuj intencję prowadzenia negocjacji kooperacyjnej, uwidocznij swoje  dążenie do ugody, upewnij się, czy druga strona jest także nastawiona kooperacyjnie.
• Staraj się przyjąć postawę rozwiązywania problemu, określenia zagadnienia, a nie sztywną ocenę jednego kontraktu.
• Kształtuj atmosferę zaufania i szacunku, unikaj wywyższania się.
• Prowadź szczerą wymianę informacji – jeżeli druga strona nie odwzajemnia się tym samym, nie blokuj się natychmiast,  przez jakiś czas kontynuuj swoje działania,  dopiero widząc upór, możesz je łagodnie wstrzymać.
• Nagradzaj pozytywne działania drugiej strony – jeśli ona zrobiła ustępstwo, zaproponuj także swoje koncesje, nie muszą być duże, ale powinny być.
• Unikaj pozycji defensywnych, obronnych, usztywnionych, bądź plastyczny i gotowy do ustępstw tak długo, jak długo istnieje sprzyjający klimat interpersonalny.
• Unikaj, jeśli to możliwe, odwoływania się do prawa, regulaminu, siły; jeśli nie musisz, nie wyrażaj sprzeciwu.

Etapy negocjacji w produkcji kontraktowej kosmetyków 

Negocjacje w branży private label winny przebiegać według ustalonego lub przyjętego przez negocjatorów toku. Większość negocjacji przebiega zgodnie z typowymi etapami i fazami, a mianowicie:

Przygotowanie się do negocjacji. Umiejętne przygotowanie się do negocjacji jest warunkiem osiągnięcia w nich sukcesu. Do negocjacji każdy producent kontraktowy powinien przygotować się zarówno formalnie, jak i merytoryczne. W ramach przygotowania merytorycznego należy określić minimalne i optymalne cele negocjacji zarówno swojej, jak i drugiej strony, przeanalizować możliwe alternatywy rozwiązań w  przypadku porozumienia się i zerwania rozmów, a także ustalić kwestie do negocjacji, obiektywne kryteria ich oceny i propozycje rozwiązań.

Rozpoczęcie negocjacji i przedstawienie wyjściowych poglądów. Etap właściwych negocjacji polega na przedstawieniu kolejnych propozycji oraz argumentów je uzasadniających. Przewagę z reguły ma ta strona, która przedstawia nowe propozycje i je modyfikuje. Odrzucając jakąś propozycje, należy przedstawić inną. Bardzo dobre są propozycje warunkowe, tzn. takie, które przy ustępstwach jednej strony w określonej kwestii stawiają jednocześnie wymóg ustępstw drugiej strony w innych kwestiach.

Właściwe negocjacje w biznesie, czyli przedstawienie kolejnych propozycji. Z reguły pierwsza propozycja w negocjacjach jest nie do przyjęcia, ponieważ obejmuje wariant najbardziej preferowany przez jedną ze stron. Kolejne propozycje są ustępstwami, które powinny być wzajemne. Brak ustępstw powoduje stratę czasu i niemożność zawarcia porozumienia. W razie braku postępu w rozmowach można zaproponować posłużenie się takimi metodami, jak dyskusja i burza mózgów.

Zakończenie negocjacji. Zakończenie negocjacji może nastąpić w przypadku uzgodnienia poglądów lub zerwania negocjacji. Negocjacje dotyczące produkcji kosmetyków na zlecenie, zbliżają się do końca, gdy strony uzgodniły stanowiska. W tej sytuacji należy starannie, na piśmie, ustalić, co zostało osiągnięte, a więc zapisać ustalenia i warunki ich realizacji w kontrakcie. Zerwanie negocjacji następuje w przypadku niemożności uzgodnienia stanowisk. Nie dochodzi wtedy ani do zawarcia umowy, ani do rozwiązania konfliktu.

Podsumowanie

Jak wynika z powyższego artykułu, negocjacje w biznesie to niezwykle istotny aspekt prowadzenia interesów i nawiązywania relacji między przedsiębiorstwami.  W produkcji kontraktowej kosmetyków jest to etap, który może otworzyć drzwi do dalszej, niekiedy wieloletniej współpracy. Sztuka skutecznej negocjacji pomaga osiągać cele biznesowe, lecz jej zadaniem jest również ujawnienie wartości, którymi kieruje się każda ze stron.